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会計ソフトに入力する？ しない？どっち!? ～やるなら基本を押さえよう！～

記帳作業のコツを知っておこう

会計ソフトに入力することを、記帳作業を呼びます。以前は、経理は手書きで行っていたため、「記帳」とは、総勘定元帳など経理の書式に記入するという意味でした。
現在では、手書きの記帳作業はほぼ消滅しています。また、記帳作業を行うために必要だった伝票起票という作業も、大企業の場合、内部統制などの問題もあり、今でも伝票を作成し、承認してから記帳というところもありますが、中小企業ではほとんど目にすることがなくなってきました。
今では、領収書や請求書、預金通帳を見ながら、会計ソフトに直接、入力していく方法が主流なのです。オーソドックスな記帳作業は、コンピュータがなかった時代の手法なので、コンピュータの使用を前提とした記帳作業では、その手法が変化したことも納得できるところです。

1.会計ソフトへの入力作業はどうするのか？

では、会計ソフトを使っての入力作業について考えてみましょう。
まず、「記帳代行を依頼してコストをかけるのか？」それとも「手間暇をかけて、自分で行うのか？」という問題があります。
この二択は、「どちらがよい」というものでもありません。
記帳を代行業者に依頼する場合でも、100％丸投げできるわけではありません。領収書、請求書の整理、通帳のコピーなど、記帳の根拠となる資料をまとめて、代行業者に渡すという手間は、最低限かかることは覚悟する必要があります。
一方、自分で行う場合は、見よう見まねで四苦八苦するより、会計ソフトを使った記帳作業セミナーに１～２日通って、基本中の基本くらいはおさえてから作業したほうが効率的です。初めのとっかかりを教わるだけでも、その後の作業がずいぶんスムーズになるでしょう。
経理は事業を行う限り、ずっと続いていくものですから、自身で取り組むのなら、基本だけでも理解して作業することを強くオススメします。自分で記帳に取り組むと、後々業者に依頼する際にも、スムーズにできるはずです。
会計の知識は、経営に不可欠なものですから、そういう意味では、自分で行うのもよい方法だと言えるでしょう。

2.記帳代行を依頼する場合のポイント

記帳代行業者に外注する場合でも、財務データを読む力を持つことはとても大切なことです。完全な他人任せにならないようにしましょう。
また、代行業者に依頼する場合、費用がどれくらいかかるかも気になるでしょう。結論からいうと、費用は仕訳数によって変わってきます。「１仕訳100円」など、業者が提示する費用がありますので、自社の１ヶ月の仕訳数を掛ければ、だいたいの費用は見積もれます。
ただし、注意しなければならない点があります。それは、仕訳の定義が定まっていないことです。「何が１仕訳なのか」という基準が、業者によってバラバラなので、ここをあらかじめ確認する必要があります。
例えば、

という仕訳を振替伝票で入力するとしましょう。一見、１仕訳のように見えますが、多くの記帳代行業者はこれを２仕訳としてカウントします。
このようにカウントすると、「自社の仕訳はたいして多くない。せいぜい50仕訳ぐらいかな」などと考えていたのに、記帳代行業者が仕訳数を数えると「100仕訳になってしまった」ということもあり得ます。これは、実際に多くあるトラブルですから、仕訳の数え方については、あらかじめチェックして代行業者を選ぶ必要があるわけです。
気になる仕訳単価の相場ですが、これはおおよそ１仕訳あたり100円前後といったところです。また、月当たりは、非常に小規模な会社で5,000円～10,000円程度、年商3,000万円～5,000万円規模の会社であれば、20,000円～30,000円はかかるものと考えておきましょう。

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